De nuestro equipo global al tuyo: los 5 mejores consejos para organizar la reunión virtual perfecta

Aunque ninguna empresa en el mundo permanece indiferente a la transformación digital, hay un pequeño número de interacciones, generalmente las más sensibles, que aún perduran gracias al contacto cara a cara. Y, entre ellas, las reuniones grupales en modalidad virtual todavía luchan por encontrar su forma final en las fronteras de los procesos de trabajo virtuales.

Los cambios recientes en el panorama global, con eventos que se posponen y viajes que se cancelan, desafían a las organizaciones a encontrar formas creativas de seguir adelante con el trabajo y lograr que sus equipos se comuniquen efectivamente mientras lo hacen. En Go Global, estamos acostumbrados a trabajar de forma remota con colegas de todas las zonas horarias, por lo que invitamos a nuestros equipos a compartir sus consejos para tener una reunión virtual productiva. Aquí están nuestros cinco mejores tips.

1. Pónganse todos en sintonía con el asunto a tratar

Una reunión virtual no es una reunión social por otros medios, sino un proceso facilitador para la resolución de problemas, por lo que rigen los mismos principios de organización que para las reuniones en persona. En primer lugar, hay que respetar el tiempo de todos: concertar una cita, cumplirla, comenzar y terminar a tiempo. A veces, la parte de terminar a tiempo puede resultar un poco complicada, así que es importante establecer una agenda clara y ser realista sobre cuánto puede lograr el equipo en una sesión. Además, hay que enviar por adelantado cualquier información y documentación de respaldo necesaria para la toma de decisiones, para así dar a todos la oportunidad de prepararse.

Durante la reunión, la persona a cargo debe asegurarse de que cada voz sea escuchada (metafóricamente, pero también física y técnicamente, por supuesto) y que se describan claramente los pasos a seguir (incluyendo el cronograma, los responsables y los recursos involucrados para concretarlos).

2. Pónganse todos en sintonía con la tecnología

Una reunión improvisada conduce a demoras, distracciones y resultados improductivos, y muchas veces, el problema no es la dinámica de la conversación en sí, sino el soporte técnico. Para evitar perder el impulso con esas pausas en las que algún miembro del equipo todavía está instalando o actualizando el software mientras otros se ponen al día sobre cómo funciona, prepárense con anticipación configurando la herramienta elegida y familiarizándose con su funcionamiento.

Para hacerlo, definan qué herramienta de videoconferencia utilizarán como equipo y asegúrense de que todos la tengan instalada, con su cuenta configurada correctamente. Además, recurran a ayuda adicional como tutoriales (o, si tienen acceso, a un equipo de soporte informático), para que todos puedan resolver cualquier duda. Por último, pero no menos importante, hagan un compromiso como equipo para probar la herramienta y practicar con ella de antemano (y no cuando la reunión ya esté comenzando). Y, por favor, silencien sus micrófonos cuando no los estén usando.

3. Concéntrense en el diálogo, no en las exposiciones

Todo lo que es largo y tedioso en persona se vuelve diez veces más largo y aburrido en pantalla. Es por eso que una reunión virtual no debe ser una serie de monólogos, sino una tormenta de ideas, un intercambio de pensamientos y conocimientos, y un debate. Para que esto suceda, todos los procesos de información deben llevarse a cabo de antemano, para que el equipo pueda aprovechar mejor su tiempo juntos, discutiendo y pensando colectivamente.

Si alguien necesita hacer una presentación en tiempo real, el principal consejo es que sea breve y conciso, y use una herramienta para compartir pantalla, de manera que todos puedan ver las imágenes y se mantengan más conectados.

4. Designen un facilitador (o un maestro de ceremonias)

Tal vez se deba a la distancia geográfica, tal vez a que la comunicación está tecnológicamente mediada, pero a veces las personas aprovechan las reuniones virtuales para realizar múltiples tareas. Y cuando no todos en la reunión están igualmente comprometidos, existe un alto riesgo de que uno o dos oradores monopolicen la conversación, lo que lleva a más gente haciendo otras tareas y desconectándose del tema.

Para ayudar a los asistentes a seguir con el plan y participar activamente en lo que está sucediendo, puede ser extremadamente beneficioso tener un facilitador designado que dirija la reunión y administre el ritmo del diálogo.

El papel del facilitador es guiar la conversación para que los otros participantes puedan centrarse más en el contenido. Es recomendable que la persona a cargo de esta tarea tenga las habilidades necesarias para conectarse con el equipo y la flexibilidad para seguir diferentes patrones de conversación y contener las posibles digresiones. También es valioso que él o ella tenga un profundo conocimiento de dinámicas de grupo para “tomar la temperatura” del ambiente (virtual) y garantizar que todos puedan participar de forma libre y activa.

5. Maximicen la empatía

Aunque la tecnología permite que muchos trabajadores cumplan sus tareas sin problemas en cualquier rincón del planeta, trabajar desde casa puede volverse solitario. Y en un entorno desafiante e incierto como el que estamos atravesando, algunos miembros del equipo pueden estar lidiando con una carga emocional adicional y sentirse aislados o ansiosos.

No todos llevan adelante las circunstancias extraordinarias de la misma manera, así que es conveniente dedicar unos minutos extra al comienzo para hacer un poco de conversación y chequear que todos se sientan apoyados e involucrados. A veces, un simple “¿cómo estás?” puede significar mucho. Después de todo, trabajar desde casa se trata de la flexibilidad, y no hay mejor manera de ser más flexible que volviéndose un mejor oyente y siendo más amable.

Bonus: si el contexto cultural es un problema, sumen un intérprete remoto a la reunión

En este momento, muchas compañías están luchando para adaptar sus procesos a un paisaje completamente remoto. Muchas de ellas son empresas multinacionales y tienen amplia experiencia en todo tipo de procesos de trabajo virtuales, pero en muchos casos, la barrera lingüística y cultural sigue siendo un problema que puede amplificarse en una sala de conferencias virtual abarrotada.

Para ayudar a facilitar los intercambios entre equipos remotos que son culturalmente diversos, un intérprete también remoto puede ser un activo valioso. Hoy en día, hay una gran variedad de intérpretes profesionales altamente capacitados en el mundo de los negocios, que están disponibles instantáneamente por teléfono y en video a través de plataformas en línea.

Tres pensamientos finales

1 Una reunión virtual y una reunión en persona comparten los mismos principios básicos de etiqueta: llegar a tiempo, tener objetivos claros, enviar a los asistentes la agenda y la información de antemano para que puedan prepararse, y terminar el encuentro describiendo los próximos pasos, incluidos el cronograma, las responsabilidades y los recursos involucrados.

2 Las reuniones virtuales necesitan de preparación tecnológica adicional. Es importante definir una herramienta de videoconferencia, asegurarse de que todos la tengan instalada y sepan cómo usarla, y probar su funcionamiento de antemano.

3 En tiempos difíciles, una cuota de empatía adicional es imprescindible. Tómense un tiempo para romper el hielo; pregúntense entre todos cómo les está yendo y dense tiempo para adaptarse a situaciones difíciles. El equipo se beneficiará de la flexibilidad y la amabilidad, y el resultado puede sorprender a todos.

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