Interpretación simultánea online: el paso a paso para eventos multilingües exitosos

Los eventos virtuales son una excelente oportunidad para conectar a una organización con sus comunidades online. ¿Pero qué pasa cuando los expositores y los invitados hablan distintos idiomas? En este artículo te contamos paso a paso cómo resolvemos un proyecto de interpretación en línea.

Planificar un evento es un desafío complejo y el éxito total descansa en cuidar cada detalle. Desde la temática y la lista de actividades hasta las invitaciones y la promoción, cada tarea suma para que el gran día transcurra sin contratiempos. Y si tu marca es global y tu comunidad es multilingüe, a la lista de tareas se le suma una muy importante: contar con intérpretes especializados en el tema del evento y que tengan experiencia en la plataforma en la que se va a alojar.

Durante los últimos años, y especialmente durante los últimos meses, las consultas de nuestros clientes sobre soluciones de interpretación online no hacen más que aumentar. La crisis sanitaria aceleró la transformación tecnológica de todas las organizaciones y los eventos virtuales se posicionaron como una excelente alternativa de promoción sobre sus equivalentes en persona. Tanto por el ahorro de costos, como por la flexibilidad y la posibilidad de maximizar el alcance a audiencias globales, las ventajas están a la vista. Para sacar el máximo provecho de la experiencia, la figura del intérprete es fundamental.

El trabajo principal de un intérprete es traducir oralmente de un idioma a otro, incluida la lengua de señas. La interpretación puede ser simultánea o consecutiva. En la interpretación simultánea, el intérprete reproduce el mensaje de forma inmediata en la lengua de llegada mientras el orador sigue hablando. En la interpretación consecutiva, el orador debe hacer pausas en su discurso periódicamente para que el intérprete haga su intervención.

En Go Global, pensamos en la interpretación para eventos como un recurso estratégico para la comunicación corporativa. Buscamos siempre que nuestros profesionales añadan valor a la experiencia que la organización planifica para conectarse con sus comunidades. Esto lo logramos siguiendo una serie de pasos que nos permiten integrar a nuestros intérpretes a los eventos multilingües de nuestros clientes y asegurar un resultado de máxima calidad.

#1 Definir el proyecto

El primer paso es conocer las metas del cliente, sus expectativas en detalle, y los medios por los cuales piensa llevarlas a cabo. Nuestra área de Client Solutions conversa con el cliente sobre las cuestiones que hacen a la planificación del evento, incluyendo el tema, la agenda, la cantidad de participantes, los idiomas que hablan y la plataforma digital en la cual tendrá lugar. En la actualidad, muchos de nuestros clientes encuentran en Zoom, Google Meet, Gotomeeting, Microsoft Teams, Gotowebinar y Webex la solución para desarrollar sus eventos en línea.

El objetivo de esta primera conversación es entender la dinámica organizativa y, sobre todo, dar con el tono general del evento. Saber de qué se trata el encuentro y cuál es el contexto en el que la organización toma contacto con sus públicos es fundamental para seleccionar a los intérpretes más adecuados para la ocasión.

#2 Seleccionar el equipo

Una vez que acordamos con el cliente el tipo de servicio que necesita, comienza el segundo paso, que es la selección de profesionales que mejor se adecúen al evento. Nuestra área de Recursos Humanos hace un análisis de nuestra base de datos de intérpretes para elegir los perfiles más apropiados, teniendo en cuenta el idioma y el área de especialidad de los temas a abordar. Al tratarse de interpretación remota, priorizamos profesionales con gran dominio de las plataformas de videollamadas y que estén equipados con auriculares y micrófonos de primera línea para asegurar una buena calidad sonora. También testeamos la conectividad para asegurarnos un desempeño sin inconvenientes. El equipo se conforma con una plantilla principal y una nómina adicional de respaldo que esté disponible ante cualquier eventualidad de un miembro del equipo principal.

Cuando Recursos Humanos cuenta con la confirmación de disponibilidad de todo el equipo, el área de Operations se encarga de organizar una grilla de turnos que asegure la cobertura de todo el evento y pueda absorber pedidos adicionales que usualmente surgen durante el desarrollo. En esta instancia, reunimos a todo el equipo en un llamado a modo de kick off para lanzar formalmente el proyecto, y poner en común los objetivos y requerimientos del cliente.

A la hora de asignar los turnos a los miembros del equipo de interpretación, los project managers tienen en cuenta que la interpretación simultánea es una actividad compleja y muy demandante, incluso para los profesionales más experimentados. El hecho de estar escuchando a una persona en un idioma y traduciendo el contenido en tiempo real mientras se conserva el tono y la intención del hablante en el paso a otro contexto cultural lleva una gran carga cognitiva. Por eso, no se recomienda que un mismo intérprete lleve a cabo sesiones de más de una hora, sino que sean varios profesionales que vayan rotando con descansos. Normalmente, en eventos que duran una jornada completa se trabaja de a pares.

#3 Conocer a fondo el contenido

Así como ningún director de orquesta subiría a sus músicos al escenario sin haberles dado de antemano la partitura, de la misma forma los intérpretes deben familiarizarse con los temas a tratar durante el evento para hacer mejor su trabajo. El tercer paso es coordinar con el cliente para que este envíe un detalle del contenido de las charlas y otras actividades en las que los intérpretes tendrán que participar, para que estos se familiaricen.

El primer propósito de esto es que los intérpretes conozcan los temas, el vocabulario, el orden de presentación de los expositores y los materiales de soporte visual que se van a usar, y puedan saldar dudas con anticipación para hacer un trabajo de mejor calidad. Después de todo, el rol del intérprete es ser la voz de cada expositor en otro idioma y, para asumir esa tarea con éxito, es aconsejable que cuente con la mayor cantidad de información posible. Idealmente, el intérprete tiene que saber tanto acerca del contenido como el expositor principal, para poder traducirlo y comunicarlo conservando la intención original, pero a la vez transformándolo para que se adapte a la cultura de la audiencia de destino.

El segundo propósito de anticipar a los intérpretes el material a transformar es asegurar la coherencia y un estándar de calidad en todo el servicio. Este estudio previo del material es fundamental para acordar criterios y generar un glosario, una guía terminológica que sirva de guía para el uso del vocabulario específico por parte de todo el equipo.

#4 Testear la tecnología

El cuarto paso es hacer una prueba con el cliente que sirve tanto como demostración del servicio que vamos a prestar como de testeo de la plataforma en la que vamos a prestarlo. El project manager a cargo de la coordinación del proyecto, los intérpretes y el cliente se reúnen en la plataforma en la que se llevará a cabo el evento y hacen pruebas para que el cliente pueda constatar la calidad de la interpretación y el dominio de la tecnología.

Al término de esta reunión, el equipo de interpretación ya se conoce entre sí, está familiarizado con el material con el que va a trabajar, la grilla de turnos ya está armada, el cliente ya tuvo una demostración del servicio y la plataforma en la que se realizarán las interpretaciones ya fue configurada y probada. Estamos listos para el gran día.

#5 Dar seguimiento permanente

El quinto paso ocurre en paralelo con el desarrollo del evento. El foco está puesto en coordinar el trabajo del equipo, darles soporte para cualquier problema que pueda surgir e ir monitoreando que el desempeño sea acorde a lo esperado. Esto es un paso más que recomendable para cualquier proyecto e ineludible en empresas como la nuestra que desarrollan todos sus procesos bajo estándares ISO 9001 de certificación de calidad.

Nuestra área de Operations está en comunicación constante con el equipo de intérpretes y, usualmente, se registra como participante del evento para chequear en primera persona que la experiencia de los asistentes con nuestros intérpretes sea óptima. El contacto permanente del equipo de Operations también asegura que, en caso de surgir alguna demanda adicional por parte del cliente (por ejemplo, un pedido de interpretación en una reunión privada o una charla telefónica que no estaba prevista), esta se pueda atender de inmediato y sin contratiempos.

#6 Evaluar, documentar y mejorar

Finalizado el evento, existe un sexto paso, que es la evaluación de todo lo que se hizo. Para eso, hacemos un análisis interno del desempeño de cada miembro del equipo de interpretación, conversamos con el cliente para recibir sus comentarios, y realizamos una encuesta de satisfacción de acuerdo a la norma ISO para identificar oportunidades de mejora. Los resultados de estas evaluaciones se incorporan en nuestro sistema de gestión y en los legajos de los intérpretes y quedan disponibles para ser considerados en una próxima selección.

Pensamientos finales

Muchas organizaciones están explotando el potencial de los eventos online para conectarse con sus audiencias a nivel global. Contar con intérpretes expertos en el tema del evento y que dominen la plataforma en la que este tiene lugar aseguran que la voz de la marca resuene en cada audiencia e idioma de una forma culturalmente apropiada.

Para que los intérpretes se integren a la planificación del evento sin contratiempos, son necesarios ciertos pasos:

  • Primero, hay que conocer a fondo el objetivo del cliente, para darle el servicio que necesita.
  • Segundo, hay que seleccionar al equipo adecuado tanto en lo que respecta al idioma como a la especialidad.
  • Tercero, hay que anticiparles a los intérpretes el contenido sobre el que van a trabajar para que se familiaricen y unifiquen criterios sobre el vocabulario.
  • Cuarto, hay que testear la interacción del equipo con la tecnología para asegurar que todo funciona.
  • Quinto, hay que monitorear el desempeño del equipo durante el evento y darle soporte permanente para anticipar y resolver con éxito cualquier imprevisto.
  • Sexto y último, hay que evaluar el desempeño, charlar con el cliente para recibir sus comentarios, y documentar nuestros aprendizajes para seguir mejorando. Al igual que en todos nuestros servicios, la clave del éxito se apoya en el trabajo en equipo y la mejora continua de la calidad.

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